Salon Documation : intranet collaboratif et RSE

Très intéressée par le Knowledge Management, j’ai présenté mon mémoire de fin d’études intitulé « Instauration et valorisation d’une intelligence collective : quelles perspectives de développement pour un projet de veille collaborative ? ». Pour en apprendre plus, je suis allée au salon Documation afin d’assister à quelques conférences essentiellement axées sur ce sujet.

Parmi les ateliers, deux m’ont particulièrement inspiré. Ces derniers ne se sont pas focalisés sur l’aspect commercial, mais ont fait un constat sur l’évolution des outils collaboratifs en entreprise, ce qui est particulièrement intéressant.

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Les attentes des utilisateurs ont évoluées

Les finalités des dispositifs intranet sont regroupées autour de ce que nous pouvons appeler le concept des « 3C : Collaborer, Communiquer, Capitaliser ».

Aujourd’hui, l’intranet est en phase de maturité, les besoins et les attentes des utilisateurs ont évolué même si la finalité reste la même. En effet, s’ajoute au « 3C » l’intelligence collective. Si la fonction première est de publier, rechercher ou encore taguer des publications, les salariés veulent gagner en efficacité et « prendre contact avec les personnes qui détiennent les savoirs clés ». C’est ce que permettent les nouveaux intranets, identifier les personnes diffusant des publications. Parmi ces dernières, SysDis cite le service communication (86%), les Ressources Humaines (77%), la DSI et le service Documentation (65%).

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Les causes d’échec

Lorsqu’un projet collaboratif se déploie, il est important de savoir où nous voulons aller et comment nous voulons y aller. SysDis a fait un inventaire des erreurs à ne pas commettre :

- Choisir l’outil en premier

- Absence de sponsor au niveau de la direction générale

- Projet porté par la DSI

- Intranet 2.0 sans management 2.0

- Pas de gouvernance

- Pas de plan budgétaire à long terme

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En effet, même si nous sommes tentés de tester des outils, il faut tout d’abord mesurer la faisabilité du projet, réfléchir à son contenu et à son ergonomie. La démonstration d’outil doit appuyer ce qui a été imaginé. La DG a un rôle central : elle doit impulser le projet. Sans son impulsion, le projet ne pourra être développé ni « commercialisé » auprès des salariés, et cela même si la génération Y fait son entrée dans les entreprises. En effet, elle a grandi avec le web 2.0 et connait parfaitement les usages de ce dernier. Cependant, quel poids a-t-elle dans l’entreprise ? Elle ne pourra insuffler à elle seule l’utilisation d’un outil collaboratif.

Quant à la DSI, elle est également un acteur important néanmoins, elle doit être un accompagnateur et ne pas remplacer le porteur du projet.

Et enfin, un outil collaboratif nécessite un management et une gouvernance comme sur tout espace, non seulement pour modérer mais aussi l’animer.

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Et les réseaux sociaux d’entreprises ?

Selon Jalios, les RSE ont été inspirés des réseaux sociaux grand public. Si les RSE sont les nouveaux projets des entreprises, selon SysDis, les RSE s’installent lentement, nécessitent des pilotages et d’être entourés des bonnes personnes.

Leur but est de :

- Créer de la valeur en favorisant le partage des retours d’expérience

- Fédérer les salariés

- Développer la coopération

- Dynamiser l’innovation

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Jalios évoque un bénéfice essentiel à la mise en place d’un outil collaboratif : impliquer les employés dans la veille.

Parmi les acteurs centraux, il y a également les RH, qui savent qu’elles ont un rôle à jouer ; mais quelle est réellement leur place dans ce projet ?

Justine Ferro