La diffusion : une étape indissociable du processus de veille

Le processus de veille au sein d’une entreprise est primordial afin de prévenir et d’anticiper les risques et opportunités du marché. Il passe par quatre grandes étapes que sont la définition des besoins, la collecte, l’analyse puis la diffusion de l’information. Mais parfois, cette dernière phase est mal appréhendée, soit à cause de la confusion qui s’opère face à l’ensemble des outils de diffusion existants, soit tout simplement parce que certains acteurs n’ont pas encore intégré son importance.

Or, quel intérêt de collecter l’information si elle n’est lue par personne ?

.

.

La diffusion : une phase influente du processus de veille

Le processus de veille prend la forme d’un cycle : une fois les informations diffusées, les utilisateurs émettront un avis sur la veille, influençant l’amélioration de ce processus dans son ensemble.

De plus, la qualité de diffusion conditionne la crédibilité de la mission de veille : par exemple, une information envoyée au mauvais moment ou au mauvais destinataire devient inexploitable et de ce fait, appauvri l’ensemble du travail fourni.

.

..

.

Les conditions de réussite de la diffusion

.

- Établir une politique de diffusion explicite

Afin de diffuser efficacement sa veille, il est important d’optimiser certains facteurs. D’ailleurs, Le dictionnaire de l’information¹ renvoie le terme de « diffusion » à celui de « communication de l’information » et précise que « toute communication (…) fait généralement l’objet d’une politique déterminée à l’avance« .

.

Cette politique s’établit autour de cinq facteurs principaux :

- Le ciblage des destinataires (qui ? Pourquoi ? Pour quelles utilisations ? )

- Les supports et leurs formats (alerte, lettre d’information, synthèse, revue d’article,…)

- Les canaux de diffusion (réseaux sociaux, mailing,…)

- La périodicité de diffusion (permanent, ponctuelle, périodique,…)

- Les contenus et leur organisation

.

.

- Respecter les objectifs du processus de veille dans sa globalité

Il est important de prendre en considération le contexte et la stratégie mise en œuvre par l’entreprise. Quels sont les objectifs recherchés par l’entreprise ? Comment et sous quelles formes les informations vont-elles être utilisées ?

Autant d’éléments qui viendront influencer la forme de diffusion : une simple lettre d’information, une alerte, ou au contraire une synthèse, un système d’information par portail,…

.

- Considérer la périodicité de la veille

La forme que prendra la diffusion de l’information sera également influencée par la fréquence des actions de veille² :

- Veille ponctuelle : la diffusion prendra la forme d’une étude marché sur un moment donné et dans un contexte précis.

- Veille périodique : cette surveillance régulière de la cible prendra la forme de bilans de sociétés, de rapports d’études…

- Veille permanente : elle prendra la forme d’alerte.

.

.

Mais attention ! Il ne faut pas oublier que la réussite de la phase de diffusion est également conditionnée par celle des étapes précedentes³ : la pertinence des informations lors de la définition des besoins, la qualité des sources lors de la phase de collecte, la qualité de la sélection des informations durant la phase d’analyse ou encore, la pertinence du contenu élaboré et le choix de livrables adaptés durant le traitement…

Comme pour n’importe quel processus, si l’une des phases est défaillante, alors cela se répercutera sur l’ensemble du travail de veille.

.

..

Les stratégies de diffusion :

Afin d’être sûre que les informations seront diffusées au bon destinataire, au bon moment et en toute sécurité, il est important de définir un plan stratégique de diffusion.

Pour aider à la réflexion et assurer une diffusion efficace des résultats de la veille, Camille ALLOING, chercheur R&D en innovations numériques, a déterminé cinq phases dans son article « 5 étapes pour une diffusion efficace de sa veille« .

Mais comme il le souligne lui-même, il ne s’agit pas d’une règle magique et absolue ! Seulement d’une méthode simple et pratique qui permet de mettre en avant certaines réflexions aidant à l’élaboration d’un plan de diffusion.

.

.

- ÉTAPE 1 : Penser communication et pas seulement documentation

Lors de la diffusion des informations, il est important de prendre en compte les attentes des destinataires :

- Comment vont-ils en prendre connaissance ?

- Que vont leur apporter ces informations ?

- Que vont-ils en faire ?…

.

- ÉTAPE 2 : Définir son public

Camille Alloing met en exergue certaines questions à se poser pour la définition d’un plan de diffusion :

- Quel est le niveau d’expertise des cibles ?

- Quels types d’information en particulier ?

- Sous quelles formes et avec quels outils consomme-t-il l’information ?

.

- ÉTAPE 3 : Définir l’utilisation de l’information

Là encore certaines pistes de réflexion sont proposées :

- Une fois diffusées, les informations seront-elles traitées en temps réel ?

- Seront-elles traitées en collaboration avec d’autres ?

- Doivent-elles être stockées ?

- Seront-elles facilement partageables ?

- Proposeront-elles d’être modifiables ?

.

- ÉTAPE 4 : Définir son produit de veille

L’objectif de cette phase est de différencier le résultat de notre veille de celui de précédentes et/ou futures recherches. Il faut donc lui donner une identité à travers un nom, une forme (graphique), des évolutions futures…

.

- ÉTAPE 5 : Définir son mode de diffusion

Il sera alors important de choisir entre la méthode « Pull » qui consiste à laisser le destinataire chercher le résultat de veille (comme les plateformes de curation) ou la méthode « Push » qui à l’inverse, « pousse » l’information vers l’utilisateur (via les newsletters, les mailings…).

.

Encore une fois, aucune recette miracle n’existe, mais cette méthode a le mérite de mettre en avant les principaux points à prendre en compte lors de la mise en œuvre d’une stratégie de diffusion. Et comme nous l’avons démontré précédemment, cette étape du processus de veille est aussi importante que les autres.

.

Estelle Mercier

 

.

SOURCES

1 : CACALY Serge, LE COADIC Yves-François, POMART Paul-Dominique, SUTTER Eric. Dictionnaire de l’information. 3ème édition. Paris, Armand Colin, 2008

2 : La veille stratégique – les yeux et les oreilles de votre entreprise ? – Étude 3IE

3 : TOUPIN LEMAINRE Stéphanie, Outils et méthodes de diffusion des résultats de la veille, Conservatoire national des arts et métiers, Institut national des techniques de la documentation, 2009